Stichting Traumatologie Nederland, 1 juni 2023
Privacy verklaring:
Van Stichting Traumatologie Nederland
Kantoorhoudende te (1382 AA) Weesp
Aan het adres Stationsweg 17
KvK Nummer 41 13 60 92
Email adres secretariaat@trauma.nl
Stichting Traumatologie Nederland (hierna: STN) organiseert ten behoeve van beroepsverenigingen bijeenkomsten op het gebied van traumachirurgie in het kader van de nascholing van diverse groepen
beroepsbeoefenaren die binnen dit gebied werkzaam zijn. Ook andere personen bezoeken deze bijeenkomsten. In het kader van deze activiteiten verzamelt STN persoonsgegevens. STN wenst hier
zorgvuldig mee om te gaan.
Hierna gaat STN achtereenvolgend in op de achtergrond en doeleinden van deze gegevensverwerking, het verzoek om instemming, de rechten die u jegens STN kunt uitoefenen met betrekking tot deze
gegevens, de beveiligingsmaatregelen die STN heeft getroffen, de bewaartermijnen, specifieke contactgegevens voor informatie over het privacy beleid alsmede de gevolgen die intreden als u de
gevraagde toestemming niet verstrekt of intrekt.
“Persoonsgegevens” is alle informatie die kan worden gebruikt om een persoon te identificeren of die we rechtstreeks kunnen koppelen aan een persoon, zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, of creditcardnummer al naar gelang het geval.
Verwerking van Persoonsgegevens
Indien u de website van STN bezoekt om bijvoorbeeld informatie te verkrijgen over bijeenkomsten en/of het programma, de daaraan verbonden kosten dan wel locatie, kunt u gegevens achterlaten die worden
verzameld. Wij verwijzen daartoe naar de onderstaande cookieverklaring. Indien u vragen stelt aan STN bijvoorbeeld via het e-mail adres worden uw contactgegevens en de gegevens die u in uw mailbericht vermeldt, verwerkt. Voor algemene vragen kunt u volstaan met een zakelijk contactadres en voornaam.
Indien u zich wenst de registreren voor een bijeenkomst of congres worden de gegevens die vermeld staan op het daartoe bestemde formulier dat geplaatst is op de website, waaronder uw zakelijke contact gegevens, verwerkt alsmede informatie die u zelf toevoegt. Met het oog hierop adviseert STN u niet meer gegevens, over uzelf of andere betrokkenen, te verstrekken dan die waarom expliciet wordt gevraagd.
Op het registratieformulier wordt, indien nodig en vereist (u sluit met de inschrijving een overeenkomst met STN), uw expliciete toestemming voor de verwerking van deze gegevens gevraagd. Als u Persoonsgegevens verstrekt van iemand anders dan uzelf, houd er dan rekening mee, voordat u die informatie verstrekt aan STN, dat u verantwoordelijk bent voor het naleven van alle toepasselijke privacy wetgeving (waaronder ook inbegrip van het verkrijgen van toestemming, indien nodig en vereist). Indien uw organisatie financieel bijdraagt aan een bijeenkomst of congres, zullen persoonsgegevens van functionarissen, die tijdens de bijeenkomst aanwezig en/of aangewezen zijn als contactpersoon, worden verwerkt.
Indien u als spreker aanwezig bent, worden in ieder geval uw naam, adres, functie en contactgegevens verwerkt en mogelijk overige gegevens die worden gevraagd. Ook de gegevens die u weergeeft in de
zogenaamde disclosure slide, worden verwerkt. STN zal alle Persoonsgegevens die verzameld worden verwerken in overeenstemming met de toepasselijke privacy wetgeving en zoals uiteengezet in deze Privacyverklaring. In sommige omstandigheden kunnen bepaalde diensten niet voor u beschikbaar zijn indien u ons uw informatie niet wenst te verstrekken.
Doeleinden voor Verwerking van Persoonsgegevens
De hiervoor vermelde gegevens van betrokkenen (bezoekers, sprekers, vertegenwoordigers van bedrijven die bijdragen aan de bijeenkomst of een stand huren), worden gebruikt om:
– Bezoekerslijsten aan te leggen voor de registratie van een congres; deze lijsten kunnen in geaggregeerde vorm beschikbaar worden gesteld aan de toezichthouder, en het bestuur van STN;
– Betalingen af te wikkelen voor het bijwonen van bijeenkomsten of in verband met dienstverlening aan STN in het kader van deze bijeenkomsten;
– Te communiceren met bezoekers, organisaties die financieel bijdragen aan de bijeenkomsten, stands huren, sprekers en congrescommissie en personen die posters of abstracts inzenden;
– Een boekhouding te voeren;
– Analyses te maken ter ondersteuning van het beleid van STN.
Aan wie worden de gegevens doorgegeven of verwerkt?
Persoonsgegevens worden doorgegeven aan en verder verwerkt door:
– De congresorganisatie indien de organisatie wordt uitbesteed aan een congresbureau;
– De provider (ICT bedrijf);
– Het webhostingbedrijf (PE-online);
– KNMG (het zg GAIA systeem) indien u een BIG geregistreerde zorgprofessional bent en de punten voor de bijeenkomst wenst te laten registreren. Ook namen van sprekers kunnen via dit systeem in het kader van de accreditatie verwerkt worden;
– Het externe boekhoud- en administratiekantoor.
– Eventuele andere derde partijen die door STN worden ingeschakeld voor de organisatie van een evenement/congres.
De betalingen worden afgewikkeld door externe organisaties. De website van STN leidt u daartoe naar de website van deze externe organisaties waarbij STN niet betroken is en waarvoor STN ook niet verantwoordelijk of aansprakelijk is. STN is evenmin betrokken of verantwoordelijk voor eventuele Verwerking van Persoonsgegevens door dergelijke externe organisaties.
Beveiligingsmaatregelen
STN heeft als beleid om niet meer informatie/gegevens over een persoon te vragen dan strikt noodzakelijk is. Om die reden worden bijvoorbeeld geen privéadressen gevraagd en wordt betrokkenen uitdrukkelijk geadviseerd om geen gegevens over zichzelf of een andere betrokkene te verstrekken waarom niet expliciet in het formulier of anderszins wordt gevraagd.
STN kan voor registraties en evenementen gebruik maken van een externe partij. Indien gebruik gemaakt wordt van een externe partij, die Persoonsgegevens van de deelnemers Verwerkt, wordt dat op de website van STN uitdrukkelijk vermeld. STN draagt er zorg voor dat met een dergelijke derde partij altijd technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen worden getroffen teneinde de Persoonsgegevens afdoende te beschermen. In dat verband zal STN een verwerkersovereenkomst sluiten met die betrokken externe partij.
STN zal uw gegevens niet overdragen aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.
Bewaartermijnen
Persoonsgegevens vermeld in de registratieformulieren en gegevens van sprekers worden een (1) jaar bewaard en daarna verwijderd. De Persoonsgegevens worden vervolgens geaggregeerd zeven (7) jaar bewaard en vervolgens verwijderd.
Persoonsgegevens vermeld in overeenkomsten en betalingsgegevens worden zeven (7) jaar bewaard en vervolgens verwijderd.
Toestemming, het intrekken daarvan
In de aanvraag formulieren en afspraken wordt toestemming gevraagd tot het verwerken van de daarin vermelde Persoonsgegevens. Deze toestemming kunt u geven door een vink voor akkoord te zetten bij de daartoe bestemde (digitale) positie.
U kunt de toestemming tot het verwerken van deze gegevens te allen tijde intrekken (art. 21 AVG) door een concreet verzoek te richten aan STN via het e-mail adres: secretariaat@trauma.nl.
Een mogelijk gevolg van het intrekken van toestemming kan zijn dat STN geen communicatie met u per e-mail kan voeren. Houdt u er rekening mee dat wij u deze rechten onder bepaalde omstandigheden niet kunnen verlenen, bijvoorbeeld indien wij wettelijk verhinderd zijn dit te doen.
Vragen of verzoeken in relatie tot privacy (bezwaar, correctie en verwijdering etc)
U kuntSTN verzoeken om een opgave te doen van over u verwerkte Persoonsgegevens (art. 15 AVG) en om correctie dan wel het (gedeeltelijk) verwijderen van deze Persoonsgegevens (art. 16 en 17 AVG). Daarnaast kunt u verzoeken dat wij de verwerking van uw Persoonsgegevens beperken of blokkeren (art. 21 en 22 AVG) en heeft u het recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG). U kunt klachten over de gegevensverwerking door STN indienen bij STN via onderstaande contactgegevens en ook bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Indien u vragen heeft over deze verklaring, uw rechten als betrokkene dan wel een verzoek (bezwaar) wenst in te dienen omtrent verwerkte gegevens, kunt u daartoe het volgende e-mailadres gebruiken:
secretariaat@trauma.nl.
Cookieverklaring
Afhankelijk van de voorkeuren die u hebt ingesteld op verschillende sociale-mediasites, en uw instellingen op onze website kunnen wij persoonsgegevens verzamelen via cookies of vergelijkbare technieken, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, uw IP-adres, cookie-ID, webbrowser, locatie en/of de webpagina’s die u op onze websites bezoekt.
Een cookie is een klein stukje data (een unieke numerieke code) die door een website wordt verstuurd en op het apparaat van een gebruiker wordt opgeslagen terwijl de gebruiker op de website surft. Cookies
voeren veel verschillende taken uit, zoals het identificeren van eerdere activiteiten zodat uw gebruik van de website efficiënter en aangenamer is, het onthouden van uw voorkeuren (bijvoorbeeld taalkeuzes)
en het verifiëren van de identiteit van de gebruiker. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de functionaliteit van de website.
Als u zich wilt afmelden of uw toestemming voor het gebruik van niet-essentiële cookies en verwante technologieën wilt intrekken, kunt u uw webbrowser zo instellen dat deze het gebruik van cookies van website van STN, en andere websites die u mogelijk bezoekt, verhindert (zie www.aboutcookies.org voor meer informatie over hoe u dit kunt doen). Als u dit doet, kunt u nog steeds gebruik maken van de website van STN, maar is het mogelijk dat sommige delen van de website niet goed of trager werken. Door onze website te gebruiken en de cookies niet uit te schakelen, stemt u in met het gebruik ervan.
Voor wat betreft de gegevens die u vermeldt in de daartoe gegeven digitale posities, verwijzen wij naar het onderdeel “Verwerking van Persoonsgegevens” in deze Privacyverklaring.
Melding datalekken
Wij verzoeken u vriendelijk om ons het volgende onverwijld te melden:
– Een vermoeden van een datalek in de digitale omgeving (website, mailaccount, servers e.d.) van STN;
– Misbruik, diefstal van uw wachtwoord (eventueel ook indien u dit wachtwoord ook heeft gebruikt bij een andere organisatie alwaar een datalek is opgetreden dat gevolgen heeft voor dit wachtwoord).
Wijziging privacy verklaring
STN behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om deze verklaring te wijzigen. De nieuwe versie zal eveneens op de website worden geplaatst. Wij adviseren u om deze verklaring regelmatig te lezen
indien u aanvragen indient.
Contactgegevens Stichting Traumatologie Nederland
Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring, of anderszins contact wenst met STN, dan kunt u te allen tijde contact opnemen met:
STN, p/a Stationsweg 17, 1382AA Weesp
Email secretariaat@trauma.nl
KVK 41 13 60 92
