Nederlandse Vereniging voor Traumachirurgie

subvereniging van de nederlandse vereniging voor heelkunde

Helicopter

Privacy Trauma.nl

**English below**

Privacy verklaring:

Van: Stichting Traumatologie Nederland Kantoorhoudende te: (1054 SH) AMSTERDAM Aan: WG Plein 475
KVK nr: 41 13 60 92
E- mailadres: secretariaat@trauma.nl

Stichting Traumatologie Nederland (hierna: STN) organiseert ten behoeve van beroepsverenigingen bijeenkomsten op het gebied van traumachirurgie in het kader van de nascholing van diverse groepen beroepsbeoefenaren die binnen dit gebied werkzaam zijn. Ook andere personen bezoeken deze bijeenkomsten.

In het kader van deze activiteiten verzamelt STN persoonsgegevens. STN wenst hier zorgvuldig mee om te gaan.

Hierna gaat STN achtereenvolgend in op de achtergrond en doeleinden van deze gegevensverwerking, het verzoek om instemming, de rechten die u jegens STN kunt uitoefenen met betrekking tot deze gegevens, de beveiligingsmaatregelen die STN heeft getroffen, de bewaartermijnen, specifieke contactgegevens voor informatie over het privacy beleid alsmede de gevolgen die intreden als u de gevraagde toestemming niet verstrekt of intrekt.

Als u Persoonsgegevens verstrekt van iemand anders dan uzelf, houd er dan rekening mee, voordat u die informatie verstrekt aan STN, dat u verantwoordelijk bent voor het naleven van alle toepasselijke privacy wetgeving (waaronder ook inbegrip van het verkrijgen van toestemming, indien nodig en vereist).

"Persoonsgegevens" is alle informatie die kan worden gebruikt om een persoon te identificeren of die we rechtstreeks kunnen koppelen aan een persoon, zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, of creditcardnummer al naar gelang het geval.

Achtergrond en doeleinden gegevens verstrekking:

Indien u de website van STN bezoekt om bijvoorbeeld informatie te verkrijgen over bijeenkomsten en/of het programma, de daaraan verbonden kosten dan wel locatie, kunt u gegevens achterlaten die worden verzameld. Wij verwijzen daartoe naar de onderstaande cookieverklaring.

Indien u vragen stelt aan STN bijvoorbeeld via het e-mail adres worden uw contactgegevens en de gegevens die u in uw mailbericht vermeldt, verwerkt. Voor algemene vragen kunt u volstaan met een zakelijk contactadres en voornaam.

Indien u zich wenst de registreren voor een bijeenkomst of congres worden de gegevens die vermeld staan op het daartoe bestemde formulier dat geplaatst is op de website, waaronder uw zakelijke contact gegevens, verwerkt alsmede informatie die u zelf toevoegt.
Met het oog hierop adviseert STN u niet meer gegevens, over uzelf of andere betrokkenen, te verstrekken dan die waarom expliciet wordt gevraagd.

Op het registratieformulier wordt, indien nodig en vereist (u sluit met de inschrijving een overeenkomst met STN), uw expliciete toestemming voor de verwerking van deze gegevens gevraagd.

1

Stichting Traumatologie Nederland, 1 februari 2022

Indien uw organisatie financieel bijdraagt aan een bijeenkomst of congres, zullen persoonsgegevens van functionarissen, die tijdens de bijeenkomst aanwezig en/of aangewezen zijn als contactpersoon, worden verwerkt.

Indien u als spreker aanwezig bent, worden in ieder geval uw naam, adres, functie en contactgegevens verwerkt en mogelijk overige gegevens die worden gevraagd.
Ook de gegevens die u weergeeft in de zogenaamde disclosure slide, worden verwerkt.
STN zal alle Persoonsgegevens die verzameld worden verwerken in overeenstemming met de toepasselijke privacy wetgeving en zoals uiteengezet in deze Privacy verklaring. In sommige omstandigheden kunnen bepaalde diensten niet voor u beschikbaar zijn indien u ons uw informatie niet wenst te verstrekken.

De hiervoor vermelde gegevens van betrokkenen (bezoekers, sprekers, vertegenwoordigers van bedrijven die bijdragen aan de bijeenkomst of een stand huren), worden gebruikt om:

  •   Bezoekerslijsten aan te leggen voor de registratie van een congres en deze lijsten kunnen in geaggregeerde vorm beschikbaar worden gesteld aan de toezichthouder, en het bestuur van STN;

  •   Betalingen af te wikkelen voor het bijwonen van bijeenkomsten of in verband met dienstverlening aan STN in het kader van deze bijeenkomsten;

  •   Te communiceren met bezoekers, organisaties die financieel bijdragen aan de bijeenkomsten, stands huren, sprekers en congrescommissie en personen die posters of abstracts inzenden;

  •   Een boekhouding te voeren;

  •   Analyses te maken ter ondersteuning van het beleid van STN.

    Aan wie worden de gegevens doorgegeven of verwerkt?

    Persoonsgegevens worden doorgegeven aan en verder verwerkt door:

  •   De congresorganisatie indien de organisatie wordt uitbesteed aan een congresbureau;

  •   De provider (ICT bedrijf);

  •   Het webhostingbedrijf (PE-online);

  •   KNMG (het zg GAIA systeem) indien u een BIG geregistreerde zorgprofessional bent en de

    punten voor de bijeenkomst wenst te laten registreren. Ook namen van sprekers kunnen via

    dit systeem in het kader van de accreditatie verwerkt worden;

  •   Het externe boekhoud- en administratiekantoor.

    De betalingen worden afgewikkeld door externe organisaties. De website leidt u daartoe naar de website van deze externe organisaties waarbij STN niet betroken is en waarvoor STN ook niet verantwoordelijk of aansprakelijk is. STN is evenmin betrokken of verantwoordelijk voor eventuele verwerking van persoonsgegevens door dergelijke externe organisaties.

    Beveiligingsmaatregelen:

    STN heeft als beleid om niet meer over een persoon te vragen dan strikt noodzakelijk is. Dientengevolge worden geen privé- adressen gevraagd en wordt betrokkenen uitdrukkelijk geadviseerd om geen gegevens over zichzelf of een andere betrokkene te verstrekken waarom niet expliciet in het formulier of anderszins wordt gevraagd.

    STN maakt voor registraties en evenementen gebruik van CAOS, gevestigd te WG-plein 475 (1054 SH) Amsterdam; CAOS heeft de volgende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen:

  •  Het aan- en afmelden van adresgegevens vindt geautomatiseerd plaats en wordt niet lokaal bewaard

  •  Beveiliging van computers/telefoons waarmee toegang tot de administratie waarin de persoonsgegevens zijn opgeslagen wordt verkregen d.m.v.:

    2

    Stichting Traumatologie Nederland, 1 februari 2022

o toegangsbeveiliging door wachtwoord- en/of vingerscanbeveiliging

o beveiliging met anti-virus programma’s en firewall

  •  Vernietiging van geprinte persoonsgegevens zodra deze niet meer nodig zijn doch uiterlijk 2

    jaar na datum evenement/programma

  •  Geheimhouding van wachtwoorden achter een gesloten portaal

    CAOS maakt voorts gebruik van een database die bereikt wordt middels een site met SSL certificaat waarbij bezoekers en gebruikers de garantie hebben dat gegevens via browsers via HTTPS worden verzonden. De gegevens zijn gecodeerd en beveiligd. Er zijn diverse technische en organisatorische maatregelen genomen om datalekken te voorkomen. In geval er sprake is van een inbreuk neemt CAOS direct doch uiterlijk 1 uur na ontdekking van de inbreuk contact op met STN.

    STN zal uw gegevens niet overdragen aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.

    Bewaartermijnen:

    Gegevens vermeld in de registratieformulieren en gegevens van sprekers worden een (1) jaar bewaard en daarna verwijderd.
    De gegevens worden vervolgens geaggregeerd zeven (7) jaar bewaard en vervolgens verwijderd.

    Persoonsgegevens vermeld in overeenkomsten en betalingsgegevens worden zeven (7) jaar bewaard en vervolgens verwijderd.

    Toestemming, het intrekken daarvan:

    In de aanvraag formulieren en afspraken wordt toestemming gevraagd tot het verwerken van de daarin vermelde persoonsgegevens. Deze toestemming kunt u geven door een vink voor akkoord te zetten bij de daartoe bestemde (digitale) positie.

    U kunt de toestemming tot het verwerken van deze gegevens te allen tijde intrekken (art. 21 AVG) door een concreet verzoek te richten aan:
    STN : secretariaat@trauma.nl
    Een mogelijk gevolg is wel dat STN geen communicatie met u per e-mail kan voeren. Houdt u er rekening mee dat wij u deze rechten onder bepaalde omstandigheden niet kunnen verlenen, bijvoorbeeld indien wij wettelijk verhinderd zijn dit te doen.

    Vragen of verzoeken in relatie tot privacy (bezwaar, correctie en verwijdering etc):

    U kunt STN verzoeken om een opgave te doen van over u verwerkte persoonsgegevens (art. 15 AVG) en om correctie dan wel het (gedeeltelijk) verwijderen van deze gegevens (art. 16 en 17 AVG). Daarnaast kunt u verzoeken dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken of blokkeren (art. 21 en 22 AVG).

    U heeft recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG).

    U kunt klachten over de gegevensverwerking door STN indienen bij STN via onderstaande contactgegevens en ook bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
    .
    Indien u vragen heeft over deze verklaring, uw rechten als betrokkene dan wel een verzoek (bezwaar) wenst in te dienen omtrent verwerkte gegevens, kunt u daartoe het volgende e-mailadres gebruiken: secretariaat@trauma.nl.

    Cookieverklaring:

    Afhankelijk van de voorkeuren die u hebt ingesteld op verschillende sociale-mediasites, en uw instellingen op onze website kunnen wij persoonsgegevens verzamelen via cookies of vergelijkbare

    3

    Stichting Traumatologie Nederland, 1 februari 2022

technieken, met inbegrip van maar niet beperkt tot: Uw IP-adres;
Uw cookie-ID;
Uw webbrowser;

Uw locatie;
De webpagina's die u op onze websites bezoekt;

Een cookie is een klein stukje data (een unieke numerieke code) die door een website wordt verstuurd en op het apparaat van een gebruiker wordt opgeslagen terwijl de gebruiker op de website surft. Cookies voeren veel verschillende taken uit, zoals het identificeren van eerdere activiteiten zodat uw gebruik van de website efficiënter en aangenamer is, het onthouden van uw voorkeuren (bijvoorbeeld taalkeuzes) en het verifiëren van de identiteit van de gebruiker.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de functionaliteit van de website.

Als u zich wilt afmelden of uw toestemming voor het gebruik van niet-essentiële cookies en verwante technologieën wilt intrekken, kunt u uw webbrowser zo instellen dat deze het gebruik van cookies van website van STN, en andere websites die u mogelijk bezoekt, verhindert (zie www.aboutcookies.org voor meer informatie over hoe u dit kunt doen). Als u dit doet, kunt u nog steeds gebruik maken van de website van STN, maar is het mogelijk dat sommige delen van de website niet goed of trager werken. Door onze website te gebruiken en de cookies niet uit te schakelen, stemt u in met het gebruik ervan.

Voor wat betreft de gegevens die u vermeldt in de daartoe gegeven digitale posities, verwijzen wij naar “Achtergronden en doeleinden van de gegevensverstrekking”.

Melding datalekken:

Wij verzoeken u vriendelijk om ons het volgende onverwijld te melden:

  •   Een vermoeden van een datalek in de digitale omgeving (website, mailaccount, servers ed) van STN;

  •   Misbruik, diefstal van uw wachtwoord (eventueel ook indien u dit wachtwoord ook heeft gebruikt bij een andere organisatie alwaar een datalek is opgetreden dat gevolgen heeft voor dit wachtwoord).

    Wijziging privacy verklaring:

    STN behoudt zich het recht voor om deze verklaring te wijzigen. De nieuwe versie zal eveneens op de website worden geplaatst. Wij adviseren u om deze verklaring regelmatig te lezen indien u aanvragen indient.

    Contactgegevens Stichting Traumatologie Nederland

    p/a WG plein 475, 1054 SH, Amsterdam NL Telefoon +31 (0)20 589 32 32
    Email secretariaat@trauma.nl

    KVK 41 13 60 92

 

Privacy Notice:

Of: Stichting Traumatologie Nederland with offices at: (1054 SH) AMSTERDAM
At: WG Plein 475
Chamber of Commerce reg. no.: 41 13 60 92 Email address: secretariaat@trauma.nl

On behalf of professional associations, Stichting Traumatologie Nederland (hereinafter: "STN") organises gatherings in the field of trauma surgery for purposes of refresher training of various groups of professionals working in this field. These gatherings are also visited by other persons.
For purposes of these activities, STN collects personal data. STN wishes to handle such personal data with due care.

Below, STN will successively discuss the background and purposes of this data processing, the request for consent, the rights that you may exercise vis-à-vis STN in respect of these data, the security measures taken by STN, the retention periods, specific contact details for information on the privacy policy, as well as the consequences of your possible decision not to grant, or to revoke, the requested consent.

Should you provide Personal Data from another person than yourself, please keep in mind, before providing that information to STN, that you are responsible for compliance with all applicable privacy laws (including acquiring consent, if necessary).

Personal Data is all information that may be used to identify a person or that we may directly connect to a person, such as a name, address, e-mail address, telephone number, or credit card number, depending the case.

Background and purposes of the data provision

If you visit the STN website, for example to find information on gatherings and/or the programme, the associated costs or location, you may leave data that will be collected. In this respect, we refer to our cookie statement below.

If you submit questions to STN, for example via the email address, your contact details and the data stated in your email message will be processed. For general questions, your business contact address and first name will suffice.

If you wish to register for a gathering or conference, the data stated in the form posted on the website for such purpose, including your business contact details, as well as any further information that you volunteer, will be processed.
With a view to the foregoing, STN recommends that you do not provide any more information than expressly requested about yourself or about other data subjects.

To the extent necessary and required (by registering, you will enter into an agreement with STN), the registration form will request your express consent to the processing of these data.

If your organisation contributes financially to a gathering or conference, personal data will be processed of officers who will attend the gathering and/or have been designated as contactpersons,.

1

Stichting Traumatologie Nederland, 1 February 2022

If you attend as a speaker, in any event your name, address, job title and contact details will be processed, as well as any other information that may be requested.
The information that you provide in the disclosure slide will also be processed.

STN will process all personal data collected in agreement with the applicable privacy legislation and as outlined in this privacy notice. Under some circumstances certain services may not be available to you if you choose not to provide your personal data to us.

The information of data subjects (visitors, speakers, representatives of companies contributing to the gathering or renting a stand) referred to above will be used to:

  •   create visitor lists for purposes of the records of a conference , which may - in aggregated form – be made available to the regulator and the board of STN;

  •   settle payments for attending gatherings or in connection with services provided to STN for purposes of such gatherings;

  •   communicate with visitors, organisations contributing financially to the gatherings or renting stands, speakers and the conference committee, and persons submitting posters or abstracts;

  •   keeping records;

  •   making analyses to support STN's policy.

    Parties to whom the data will be transferred or who will process the data

    Personal data will be transferred to, and further processed by:

  •   the conference committee if the organisation is outsourced to a conference agency;

  •   the provider (ICT company);

  •   the web hosting company (PE-online);

  •   KNMG (the "GAIA" system) if you are a BIG registered healthcare professional and you wish

    to register the accreditation for the gathering. Names of speakers may also be processed

    through this system for accreditation purposes;

  •   the external accounting and administration office.

    The payments will be settled by external organisations. To that end, the website will lead you to the website of such external organisations, in which STN is not involved and for which STN is not responsible or liable. STN is not involved in, and neither responsible for, potential data processing by such external organisations.

    Security measures

    It is STN policy not to request any more information about a data subject than strictly necessary.
    As a result, no private addresses will be requested and data subjects are expressly advised not to provide any information about themselves or any other data subject that is not expressly requested in the form or otherwise.

    Moreover, in relation to registrations and events, use is made of CAOS, established at WG-plein 475 (1054 SH) Amsterdam; COAS has taken the following technical and organisational security measures:

  •  The registration and deregistration of address data takes place automatically and is not stored

    locally

  •  Security of computers/telephones with which access to the administration in which the

    personal data is stored is obtained by means of:

o access protection through password and/or finger scan protection o security with anti-virus programs and firewall

  •  Destruction of printed personal data as soon as they are no longer needed, but no later than 2 years after the date of the event/program

  •  Confidentiality of passwords behind a closed portal

    2

    Stichting Traumatologie Nederland, 1 February 2022

CAOS also uses a database that may be reached via a website with an SSL certificate, whereby visitors and users are guaranteed that data is sent via browsers via HTTPS. The data is encrypted and secured. Various technical and organizational measures have been taken to prevent data leaks. In the event of an infringement, CAOS will contact STN immediately but no later than 1 hour after discovery of the infringement.

STN will not transfer your personal data outside of the European Economic Area.

Retention periods

Data stated in the registration forms as well as speaker data will be retained for one (1) year, after which they will be deleted.
Subsequently, the data will be retained in aggregated form for a period of seven (7) years, after which they will be deleted.

Personal data stated in agreements as well as payment data will be retained for a period of 7 years, after which they will be deleted.

Consent and revocation

The application forms and arrangements will request consent for the processing of the personal data stated therein. You may grant your consent by ticking the (digital) consent box designated for such purpose.

You may at all times revoke your consent for the processing of these data (art. 21 GDPR) by sending a concrete request to that effect to:
STN: secretariaat@trauma.nl
As a result, however, STN may not be able to communicate with you by email. Please keep in mind that under certain circumstances we may not be able to provide these rights, for example in case of a legal prohibition to do so.

Privacy related questions or requests (objection, correction and deletion, etc.)

You may request STN to provide a statement of personal data processed about you (art. 15 GDPR), or to correct or delete all or part of such data (art. 16 and 17 GDPR). Furthermore, you may request that we limit or block the processing of your personal data (art. 21 and 22 GDPR).

You have a right to data portability (art. 20 GDPR.

You may file any complaints about STN's data processing with STN using the contact details below, as well as with the Dutch Data Protection Authority.
Should you have any questions about this notice or your rights as a data subject, or should you wish to submit a request (objection) regarding data processed, please use the following email address: secretariaat@trauma.nl.

Cookie statement:

Depending on the preferences that you have set on various social media sites, and your settings on our website, we may use cookies or similar technologies to collect personal data, including but not limited to:
your IP address;

your cookie ID;
your web browser;
your location;
the web pages that you visit on our websites.

3

Stichting Traumatologie Nederland, 1 February 2022

A cookie is a small piece of data (unique number identifier) that is sent by a website and is saved on the device of the user while the user uses the website. Cookies have numerous tasks, such as identifying earlier activities as such that the use of the website is more pleasant and efficient, remembering preferences (e.g. language) and verifying the users’ identity.

We will use such data exclusively for purposes of the functionality of the website.

If you would like to opt-out or withdraw consent to use non-essential cookies and related technologies, you can set your web browser to prevent the use of cookies from STN’s website, as well as other websites that you may visit (see www.aboutcookies.org for more information on how to do this). If you do so, you can still use the website, but it is possible that some portions of the website will not function properly or may perform more slowly. By using our website and not disabling cookies, you consent to their use.

For the data that you provide in the digital positions designated for such purpose, please refer to “Background and purposes of the data provision”.

Notification of data breaches

Please promptly notify us in the following situations:

 A suspected data breach in STN's digital environment (website, email account, servers, etc.);  Abuse or theft of your password (possibly also if you have also used this password with

another organisation that has suffered a data breach which may affect this password).

Amendment of privacy notice

STN reserves the right to amend this notice. The new version will also be posted on the website. We recommend that you read this notice on a regular basis when submitting applications.

Contact details for Stichting Traumatologie Nederland

c/o WG Plein 475, 1054 SH, Amsterdam NL Telephone +31 (0)20 589 32 32
Email secretariaat@trauma.nl

Chamber of Commerce reg. no. 41 13 60 92