nederlandse vereniging voor traumachirurgie

subvereniging van de nederlandse vereniging voor heelkunde

 

T +31 (0)343 - 51 18 51

Privacy Stichting Traumatologie Nederland

Privacy verklaring:

Van: Stichting Traumatologie Nederland
Gevestigd te: LEERSUM
Aan: Lommerlaan 9, 3956 BC
KVK nr: 41 13 60 92
E- mailadres: secretariaat@trauma.nl

Stichting Traumatologie Nederland (hierna: STN) organiseert ten behoeve van beroepsverenigingen bijeenkomsten op het gebied van traumachirurgie in het kader van de nascholing van diverse groepen beroepsbeoefenaren die binnen dit gebied werkzaam zijn. Ook andere personen bezoeken deze bijeenkomsten.
In het kader van onze activiteiten verzamelt STN persoonsgegevens. STN wenst hier zorgvuldig mee om te gaan.

Hierna gaat STN achtereenvolgend in op de achtergrond en doeleinden van deze gegevensverwerking, het verzoek om instemming, de rechten die u jegens STN kunt uitoefenen met betrekking tot deze gegevens, de beveiligingsmaatregelen die STN heeft getroffen, de bewaartermijnen, specifieke contactgegevens voor informatie over het privacy beleid alsmede de gevolgen die intreden als u de gevraagde toestemming niet verstrekt of intrekt.

Achtergrond en doeleinden gegevens verstrekking:

Indien u de website van STN bezoekt om bijvoorbeeld informatie te verkrijgen over bijeenkomsten en/of het programma, de daaraan verbonden kosten dan wel locatie, kunt u gegevens achterlaten die worden verzameld. Wij verwijzen daartoe naar de onderstaande cookieverklaring.

Indien u vragen stelt aan STN bijvoorbeeld via het e-mail adres worden uw contactgegevens en de gegevens die u in uw mailbericht vermeldt verwerkt. Voor algemene vragen kunt u volstaan met een zakelijk contactadres en voornaam.

Indien u zich wenst de registreren voor een bijeenkomst of congres worden de gegevens die vermeld staan op het daartoe bestemde formulier dat geplaatst is op de website, waaronder uw zakelijke contact gegevens, verwerkt alsmede informatie die u zelf toevoegt.
Met het oog hierop adviseert STN u niet meer gegevens, over uzelf of andere betrokkenen, te verstrekken dan die waarom expliciet wordt gevraagd.
Op het registratieformulier wordt, zo ver nodig en vereist (u sluit met de inschrijving een overeenkomst met STN), uw expliciete toestemming voor de verwerking van deze gegevens gevraagd. 

Indien uw organisatie financieel bijdraagt aan een bijeenkomst of congres, zullen persoonsgegevens van functionarissen, die tijdens de bijeenkomst aanwezig en/of aangewezen zijn als contactpersoon, worden verwerkt.

Indien u als spreker aanwezig bent, worden in ieder geval uw naam, adres, functie en contactgegevens verwerkt en mogelijk overige gegevens die worden gevraagd.
Ook de gegevens die u weergeeft in de zogenaamde disclosure slide, worden verwerkt.

De hiervoor vermelde gegevens van  betrokkenen (bezoekers, sprekers, vertegenwoordigers van bedrijven die bijdragen aan de bijeenkomst of een stand huren), worden gebruikt om:

  • Bezoekerslijsten aan te leggen voor de registratie van een congres en in geaggregeerde vorm, die beschikbaar is voor de toezichthouder, organisaties die financieel bijdragen aan de bijeenkomsten  alsmede het bestuur van STN en de congresorganisatie;
  • Betalingen af te wikkelen voor het bijwonen van bijeenkomsten of in verband met dienstverlening aan STN in het kader van deze bijeenkomsten;
  • Te communiceren met bezoekers, organisaties die financieel bijdragen aan de bijeenkomsten, stands huren, sprekers en congrescommissie en personen die posters of abstracts inzenden;
  • Een boekhouding te voeren;
  • Analyses te maken ter ondersteuning van het beleid van STN.

Aan wie worden de gegevens doorgegeven of verwerkt

 

Persoonsgegevens worden doorgegeven aan en verder verwerkt door:

  • De congresorganisatie indien de organisatie wordt uitbesteed aan een congresbureau;
  • De provider (ICT bedrijf);
  • Het webhostingbedrijf (PE-online);
  • KNMG (het zg GAIA systeem) indien u een BIG geregistreerde zorgprofessional bent en de punten voor de bijeenkomst wenst te laten registreren. Ook namen van sprekers kunnen via dit systeem in het kader van de accreditatie verwerkt worden;
  • Het externe boekhoud en administratiekantoor.

De betalingen worden afgewikkeld door externe organisaties. De website leidt u daartoe naar de website van deze externe organisaties waarbij STN niet betroken is en waarvoor STN ook niet verantwoordelijk of aansprakelijk is.

Gevolgen van het niet verstrekken of (gedeeltelijk) intrekken van uw toestemming tot gegevensverwerking:

Indien geen gegevens of onvolledige gegevens  worden verstrekt, zal de aanvraag tot registratie per postverkeer plaatsvinden, hetgeen langer duurt.
De registratieformulieren zullen in tweevoud moeten worden ingediend.

Beveiligingsmaatregelen:

STN heeft als beleid om niet meer over een persoon te vragen dan strikt noodzakelijk is.
Dientengevolge worden geen privé- adressen gevraagd en betrokkenen uitdrukkelijk geadviseerd om geen gegevens over zichzelf  of een andere betrokkene te verstrekken waarom niet expliciet in het formulier of anderszins wordt gevraagd.

STN heeft bovendien de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen:

  • Internet: ESET Internet Security & AVG Internet Security
  • Website: Firewall & AntiVirusprogramma’s & SSL protocol & DNSSEC

Bewaartermijnen:

Gegevens vermeld in de registratieformulieren worden na een jaar verwijderd.
De Gegevens worden vervolgens geaggregeerd 7 jaar bewaard.

Persoonsgegevens vermeld in overeenkomsten worden 7 jaar bewaard en vervolgens verwijderd.
Gegevens van sprekers worden een jaar bewaard, betalingsgegevens 7 jaar.

Toestemming, het intrekken daarvan:

In de aanvraag formulieren en afspraken wordt, toestemming gevraagd tot het verwerken van de daarin vermelde persoonsgegevens. Deze toestemming kunt u geven door een vink voor akkoord te zetten bij de daartoe bestemde (digitale) positie.

U kunt de toestemming tot het verwerken van deze gegevens te allen tijden intrekken door een concreet verzoek te richten aan:
STN : secretariaat@trauma.nl
Een mogelijk gevolg is wel dat STN geen communicatie met u per e-mail kan voeren.
 
Vragen of verzoeken in relatie tot privacy (bezwaar, correctie en verwijdering etc):

U kunt STN verzoeken om een opgave te doen van over u verwerkte persoonsgegevens en om correctie dan wel het (gedeeltelijk) verwijderen van deze gegevens.

U heeft recht op data portabiliteit en in bepaalde gevallen recht op vergetelheid.

U kunt klachten over de gegevensverwerking door STN indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
en ook bij STN via onderstaande contactgegevens.
Indien u vragen heeft over deze verklaring, uw rechten als betrokkene dan wel een verzoek (bezwaar) wenst in te dienen omtrent verwerkte gegevens, kunt u daartoe het volgende e-mailadres gebruiken: secretariaat@trauma.nl

Cookieverklaring:

Afhankelijk van de voorkeuren die u hebt ingesteld op verschillende sociale-mediasites, en uw instellingen op onze website kunnen wij persoonsgegevens verzamelen via cookies of vergelijkbare technieken, met inbegrip van maar niet beperkt tot:
Uw IP-adres;
Uw cookie-ID;
Uw webbrowser;
Uw locatie;
De webpagina's die u op onze websites bezoekt;

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de functionaliteit van de website.

Voor wat betreft de gegevens die u vermeldt in de daartoe gegeven digitale posities, verwijzen wij naar “Achtergronden en doeleinden van de gegevensverstrekking”.

Melding datalekken:

Wij verzoeken u vriendelijk om ons het volgende onverwijld te melden:

  • Een vermoeden van een datalek in de digitale omgeving (website, mailaccount, servers ed) van STN;
  • Misbruik, diefstal van uw wachtwoord (eventueel ook indien u dit wachtwoord ook heeft gebruikt bij een andere organisatie alwaar een data-lek is opgetreden dat gevolgen heeft voor dit wachtwoord).

Wijziging privacy verklaring:

STN behoudt zich het recht voor om deze verklaring te wijzigen. De nieuwe versie zal eveneens op de website worden geplaatst. Wij adviseren u om deze verklaring regelmatig te lezen indien u aanvragen indient.

Contactgegevens Stichting Traumatologie Nederland
p/a Lommerlaan 9, 3956 BC Leersum NL                                                         
Telefoon: +31  (0)343 511851                              
Email: secretariaat@trauma.nl             
KVK: 41 13 60 92